MATERI KE 7
PRODUK KREATIF DA KEWIRAUSAHAAN
SUMITRO
DOKUMEN ADMINISTRASI USAHA
A.Administari Usaha
1.Pengeritain administrasi
Adminstasi berasal dari bahasa Belanda yaitu ad dan
ministrate yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat,surat menyurat
pembukuan dan sebagaimya.Pengertian lebih luas dari bahsa Inggris yaitu
administrasi yan berarti tata usaha
Berkut pengetian adminstrasi menruit para ahli
a.H.A.Siimon
Adminstrasi adalah
suatu kegiatan dari sekelompok orang yang mengandalkan kerjsama unurtuk
mencapai tujuan bersama
b.The Liang Gie
Admiinistrasi
adalah segenap perbuatan,penyelengaraan dalam setiap usha kerja sama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu
C.Dr.Sondang P.Siagian M.P.A
Adminitrasi adalah sebagai keseluiruhan proses
kerjasama anatara dua orang manusia ata lebih yang didasarkan atas rasionalitas
teretentu unutuk mencapai tujuan yang telah ditetapkansebelumnya.
d.William H.Newman
Adminstrasi adalah
pedoman,kepemimipinan dan pengawasan daripada usaha usajha suatu kelompok orang
kea rah suatu tujuan bersama
e.Prof.Dr.S.Pradjudi Atmosudirjo
Adminsitarasi
adlha proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha,apakah usaha
kenegaranaan atau swast,usaha sipil atau militer,usaha besar atau kecil
2.Ruang lingkup
admisnistrasi
Menururt The
Liang Gie ruang ruang lingkup administrarsi pada kantor dapat dikatakatan
sebagai tugas pelayanan di sekitar dengan ketrangan=keterangan yang berwujud,yaitu :
a.Menghimpun
Menghimun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala ketrangan yang tadinaya belum ada atau
bersrakan sehngga siap unutuk
dipergunaakan bilamana diperlukan.
b.Mencatat
Mencatat adlah
kegiatan yang mmebutakan dengan berbgai peralatan tus tetang
keterangan-ketrangaan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca,dikirim,dan disimpan.
c.Mengelol
Menfgelolad adlah
bermcama-macam kegiatan yang menggerjakan ketrangan=ketarangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang berguna.
d.Mengirim
Mengirim adalah
kegiataan yang menyimpoan dengan berbagai cra dan alat-alat satu pihak ke piha
yang lain.
e.Menyimpsan
Menyimpan adlah
kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertenti yang aman.
Ruang lingkup
tersbut termasuk ketrangsn stsu informs.keterangan astsu informsas ialah
pengetahuantentang suatu atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui
pembacaaan atau pengamatan.
Dewasa
ini,informasi dapat berupa surat, panggilan telepon,pesanan,faktur dan laporan
mengenai berbagai berbagai kegiatan bisnis.Semuanya
diterima,ditrim,direkam(record),diatur,disebarkan,dan dilindungi agar tugas
kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
a.Mengegendakan
surat masuk dan surat keluar
b.Mengaripakan
surat masuk dan surat kelaur ke dalam computer
c.Mengentri
dayta surat mamsuk dan surat keluar ke dalam computer
d.Mencatat
dan menetik surat-surat buku agenda surat masuk dan kelaur
e.Mendistribusikan
surat dan surat kelauar
3.Aspek pengelolaan
administrasi
Pengelolaaan admisntarasi meliput bebebrpa aspek,sebagai
berikut
a.Administasi pengelolaan persediaan
Dalam pengelolaan perediaan,maka perlu siatu sistem yang
tepat dalam peaksanaaannya.hal ini dimaksudkanapabila nantinaya terjadi banyak
transaksi maka tidak akan menimbulaksn kesuaitan dalam perhitungan maupundalam
pengearsipan.Hal-hal yang perlu dipersiapakan adlah :
1.Kartu
barang
2.Metiode
pengelolaaan barang
3.Buku
inventari pengelolaan barang
4.Metode
penyimaoanan barang
5.Temapt
penyimapanan barang
b.Perangkat pembukuan
Yaitu buku untuk mencatat transaksi harian/jurnal,buku
bear,buku neraca,peruubahan modal,dan laopran laba-rugi
c.Pembukuan dan administarsasi perkantoran
1.Sisstem
pencatatan dan adminstasi perkantiran
2.Data
kepegawaian
3.Peraturan
perusahaan
4.AD/ART
4.Peranan dan fungsi
administrasi
a.Peranan administrasi
Peranan utama pada
sistem administrasi,yaitu untuk membantu memudahkan suatu pelaksanan tugas
pekerjaan pokok laiinnya.”Pada dasarnya,sistem administrasi meiliii pelaksanaan
tugas pekerjaan yang sangat penting bagi suatu perusahaan karena bisa memebantu
suatu perusahaan dalam memeberikan seuah data.\/informasi yang diperlukan oleh
pemimipin prussahaan dan unutk memudahakan pimpinan dalam mengambil suatu keputusan
dala pelaksanan tugas selanjutnya.
b.Fungsi adminstrasi
Berikut fungsi administrasi dalam kegatan usaha
1.Mencatat
analisisii dan kegiatan-kegiatannya alat-alat perlengkapan organisasi dan
kegiatan-kegiatanna ke dalam buku administrasi
2.Memelihara
buk-buku administrasi
3.Menyediakan,melemngkapai
dan mengelolah buku-bbuku administrasi
4.mengerjkan
buku-buku administasi sesuai dengan ketentuan-ktentuan yang berlaku
5.Penyelaenggaraan
admininsttarso
5.Penyelenggaraan
administrasi
Barang-barang
milik perusahaan harus diaadministrrasikan dengan sebaik-baiknya.Berikut dua
cara yang dapat digunakan di dalam mencatat barang-barang milik perusahaan.
a.Sistem pencatan terus-menerus,semua kekayaan milik
perusahaan dicatat secara kontinu (terus em enrus).untuk setiap jenis barang
dibuat perkiraan / rekening/ kartu atau buku administrasi tersendiri.
b.Sistem pencatatan secara periodik, hanya penerimaan uang
atau piutang itulah yang diadministrasikan. Didalam kejadian ini, tidak dibuat
jurnal untuk mengurangi perkiraan/rekening perkiraan pembelian.
6.Buku buku administras dalam pengelolaan usaha.
Buku buku administrasi dalam pengelolaan usha jasa dan
dagang, diantaranya buku voucher, buku penjualaan, buku pembeliaan, buku
gudang, buku pembukuan uang, buku produksi, buku agenda, faktur, surat jalan,
kwitansi, materai, dan sebagainya. Buku buku tersebut tetunya akan dikelola
oleh bagian administrasi.
Pelaksanaan administrasi penjuaalan akan melibatkan
penggunaan banyak unsur. Adapun unsur unsure dalam administrasi penjualaan,
sebagai berikut.
a.Manusia
(Man).
b.Uang
(Money)
c.Peralatan
(Equipment)
d.
Perlengkapan (Supplies)
e. Tempat
(Place)
f. Metode
dan prosedur (Metode and procedur)
g. Kegiatan
transaksi (Transaction)
7. Pola
pelaksanaan administrasi penjualan dalam perusahaan
Berikut pola pelaksanaan administrasi penjualan dalam
perusahaan
a.Perusahaan perseorangan
Administrasi
perusahaan perseorangan menyangkut
pengaturan dan pelaksanaan berbagai kegiatan yaitu mulai dari administrasi
umum, keuangan, pembelian/pengadaan, produksi, pemasaran, dan penjualan.
b. Perusahaan berbentuk firma (Fa), perseroan komanditer
(CV), dan Perseroan Terbatas (PT)
Dalam perusahaan yang berbentuk dan hukum firma, perseroan
komanditer, dan Perseroan Terbatas biasanya organisasi perusahaan diatur dalam
berbagai bagian, sehingga administrasi penjualan dilakukan oleh bagian
tersendiri.
B. Mengarsipkan dokumen perusahaan
Kearsipan merupakan jasa pemeliharaan surat dan mengandung
proses dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat-surat
tersebut dapat ditemukan kembali jika diperlukan. Berikut akan dijelaskan
mengenai kegiatan mengarsipkan dokumen perusahaan.
1.
Pengertian dokumen dan kearsipan
Berikut beberapa pengertian mengenai
dokumen.
a.
Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia, yang dimaksud dokumen adalah
sebuah tulisan yang memuat informasi, biasanya dokumen ditulis di kertas dan
informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau media
elektronik (sepert printer)
b.
Menurut Kamus Kepegawaian, yang dimaksud dokumen
adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala
benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilah untuk dikumpulkan, disusun,
disediakan, atau disebarkan.
Adapun pengertian kearsipan,
sebagai berikut.
a.
Menurut Arsip Nasional dalam buku pedoman tata
kearsipan dinamis
Filing atau men-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan
yang sistematis.
b.
Menurut G.R. Terry
Filing (kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat.
c.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
Filing (kearsipan) adalah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warket-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi,
warkat-warkat itu dapat dikemukakan kembali secara cepat.
2.
Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan
Semua dokumen yang terdapat dalam suatu
perusahaan sangat penting. Oleh karena itu semua dokume perusahaan perlu
disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-dokumen perusahaan pada
dasarnya melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk menjadi bahan
dokumentasi. Dokumentasi pada perusahaan pada umumnya tertulis atau tercetak
dan dapat dipergunakan sebagai keterangan di dalam bisnis atau jual beli.
Berikut dokumen-dokumen perusahaan yang perlu
diarsipkan.
a.
Faktu perdagangan
b.
Kuitansi pembayaran
c.
Bill of loading
d.
Polis asuransi
e.
Surat penawaran
f.
Surat permintaan
g.
Nota kontan
h.
Perjanjian dagang atau bisnis
i.
NPWP
j.
SITU dan SIUP
k.
AMDAL dan neraca dagang
l.
Akta pendirian perusahaan
m.
Packing list
n.
Weight note
o.
Measurement list
p.
Instruction manual
q.
Test sertificate
r.
Chemical analysis
s.
Manufacture’s
certificate
t.
Letter of credit (L/C)
3. Sistem kearsipan
Setiap perusahaan hendaknya memelihara dan menyimpan dokumen-dokumennya
dengan baik berdasarkan system kearsipan. Pada umumnya, system kearsipan yang
sering digunakan, yaitu:
a.Sistemkronologis
Sistem kronologis adalah menata bundel-bundel dokumen perusahaan
berdasarkan tanggal surat masuk atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis,
karena untuk mencari masalah isi dokumen yang dibutuhkan sangat sulit. Akan
tetapi pelaksanaan system kearsipan ini sangat mudah.
b. sistem numerik agenda
Sistem numerik agenda adalah sistem kearsipan yang
didasarkan pada nomor agenda dokumen yang masuk atau keluar. Sistem numerik
agenda ini sangat sulit untuk menemukan masalah dokumen-dokumen perusahaan,
akan tetapi pelaksanaan sistem ini sangat mudah.
c. Sistem alamat partner
Sistem alamat partner adalah menata dokumen-dokumen
perusahaan berdasarkan dari perusahaan atau langganan, dimana dokumen-dokumen
perusahaan itu datang atau kemana dokumen-dokumen itu ditunjukkan.
Dalam sistem ini ternyata lebih baik dari sistem kronologis dan sistem numerik agenda. Di dalam sistem ini, pimpinan
perusahaan banyak menanyakan dokumen-dokumen yang diperlukan mudah ditemukan.
d.Sistem subjek (berdasarkan isi surat)
Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi sistem ini
merupakan yang terbaik. Karena sistem ini lebih cepat atau mudah. Jika akan
mencari atau membutuhkan dokumen-dokumen perusahaan yang diinginkan oleh
pimpinan perusahaan. Syarat mutlak penggunaan sistem kearsipan ini adalah
dengan menggunakan pembuatan pola klarifikasi kearsipan. Klarifikasi ini
merupakan saran untuk penemuan kembali dokumen-dokumen yang lebih cepat dan
mudah.
e.Sistem kartu kembali
Sistem kartu kembali
adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-dokumen yang masuk atau keluar. Sistem
kartu kembali terkendali dalam lima kegiatan, sebagai berikut :
1)
Penerimaaan dokumen-dokumen masuk dan keluar
2)
Mencatat dokumen-dokumen yang masuk dan keluar
3)
Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-dokumen
4)
Penyampaian dokumen-dokumen ke pengolah dokumen.
5)
Penyimpanan atau penataan arsip
4.Manajemen Kearsipan (Record management)
Manajemen
kearsipan (Record management ) adalah
salah satu bagian dari manajemen perkantoran (office management )yang
menitikberatkan pada pengurusan surat / dokumen sedemikian rupa sehingga
dokumen dokumen yang dikelola akan yang membantu serta mendukung aktivitas
management secara keseluruhan.Berdasarkan batasan yang terdapat dalam
management kearsipan, maka ruang lingkup management kearsipan meliputi aspek
aspek, Sebagai berikut
A)
Planing (Perencanaan)
Planing(perencanaan) meliputi masalah
perencanaan arsip apa yang benar benar perlu diciptakan, bagaimana member pelayanan
arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, serta
mengapa arsip harus dimusnahkan dan juga dilestarikan
B)
Organizing(koordinasi)
Suatu perencanaan tidak akan berjalan
dengan baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi jadi,organizing mrupakan
aspek tindak lanjut dari perencaaan
C)
Actuating ( pergerakan )
Actuating,Yaitu meliputi pengendalian sejak
lahirnya arsip hingga pemusnahan atau pelestarian , termasuk didalamnya masalah
pemeliharaan arsip.
D)
Controlling ( pengendalian )
Controling, yaitu meliputi pengawasan komponen
komponen management kearsipan sehingga management kearsipan benar benar dapat
dilaksanakan sesuai dengan standart serta efektif dan efisien
Pertanyaaan /post test
1.apakah yang dimaskud engan administrasi ?
2.bagaimana pendapat The Liang Gie tentang administrasi ?
3.Bapakah
manajemen kearsipan itu ?
semangat :
1.https://youtu.be/8n3EL9dOYVI
2.https://youtu.be/q8f5SXxRp3M
3.https://youtu.be/GyoGnlTZkTI