Dokumen Administrasi Usaha Kls 11 AKL

 

MATERI KE 7

PRODUK KREATIF DA KEWIRAUSAHAAN

SUMITRO

                                           DOKUMEN ADMINISTRASI USAHA

A.Administari  Usaha

1.Pengeritain administrasi

Adminstasi berasal dari bahasa Belanda yaitu ad dan ministrate yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat,surat menyurat pembukuan dan sebagaimya.Pengertian lebih luas dari bahsa Inggris yaitu administrasi yan berarti tata usaha

Berkut pengetian adminstrasi menruit para ahli

a.H.A.Siimon

    Adminstrasi adalah suatu kegiatan dari sekelompok orang yang mengandalkan kerjsama unurtuk mencapai tujuan bersama

b.The Liang Gie

    Admiinistrasi adalah segenap perbuatan,penyelengaraan dalam setiap usha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu

C.Dr.Sondang P.Siagian M.P.A

    Adminitrasi adalah sebagai keseluiruhan proses kerjasama anatara dua orang manusia ata lebih yang didasarkan atas rasionalitas teretentu unutuk mencapai tujuan yang telah ditetapkansebelumnya.

d.William H.Newman

    Adminstrasi adalah pedoman,kepemimipinan dan pengawasan daripada usaha usajha suatu kelompok orang kea rah  suatu tujuan bersama

e.Prof.Dr.S.Pradjudi Atmosudirjo

     Adminsitarasi adlha proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha,apakah usaha kenegaranaan atau swast,usaha sipil  atau militer,usaha besar atau kecil

2.Ruang lingkup admisnistrasi

        Menururt The Liang Gie ruang ruang lingkup administrarsi pada kantor dapat dikatakatan sebagai tugas pelayanan di sekitar dengan ketrangan=keterangan  yang berwujud,yaitu :

a.Menghimpun

   Menghimun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala ketrangan yang tadinaya belum ada atau bersrakan  sehngga siap unutuk dipergunaakan bilamana diperlukan.

b.Mencatat

     Mencatat adlah kegiatan yang mmebutakan dengan berbgai peralatan tus tetang keterangan-ketrangaan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim,dan disimpan.

c.Mengelol

    Menfgelolad adlah bermcama-macam kegiatan yang menggerjakan ketrangan=ketarangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.

d.Mengirim

    Mengirim adalah kegiataan yang menyimpoan dengan berbagai cra dan alat-alat satu pihak ke piha yang lain.

e.Menyimpsan

     Menyimpan adlah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertenti yang aman.

      Ruang lingkup tersbut termasuk ketrangsn stsu informs.keterangan astsu informsas ialah pengetahuantentang suatu atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaaan atau pengamatan.

      Dewasa ini,informasi dapat berupa surat, panggilan telepon,pesanan,faktur dan laporan mengenai berbagai berbagai kegiatan bisnis.Semuanya diterima,ditrim,direkam(record),diatur,disebarkan,dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

a.Mengegendakan surat masuk dan surat keluar

b.Mengaripakan surat masuk dan surat kelaur ke dalam computer

c.Mengentri dayta surat mamsuk dan surat keluar ke dalam computer

d.Mencatat dan menetik surat-surat buku agenda surat masuk dan kelaur

e.Mendistribusikan surat dan surat kelauar

 

3.Aspek pengelolaan administrasi

Pengelolaaan admisntarasi meliput bebebrpa aspek,sebagai berikut

a.Administasi pengelolaan persediaan

Dalam pengelolaan perediaan,maka perlu siatu sistem yang tepat dalam peaksanaaannya.hal ini dimaksudkanapabila nantinaya terjadi banyak transaksi maka tidak akan menimbulaksn kesuaitan dalam perhitungan maupundalam pengearsipan.Hal-hal yang perlu dipersiapakan adlah :

1.Kartu barang

2.Metiode pengelolaaan barang

3.Buku inventari pengelolaan barang

4.Metode penyimaoanan barang

5.Temapt penyimapanan barang

 

b.Perangkat pembukuan

Yaitu buku untuk mencatat transaksi harian/jurnal,buku bear,buku neraca,peruubahan modal,dan laopran laba-rugi

c.Pembukuan dan administarsasi perkantoran

1.Sisstem pencatatan dan adminstasi perkantiran

2.Data kepegawaian

3.Peraturan perusahaan

4.AD/ART

 

4.Peranan dan fungsi administrasi

a.Peranan administrasi

Peranan  utama pada sistem administrasi,yaitu untuk membantu memudahkan suatu pelaksanan tugas pekerjaan pokok laiinnya.”Pada dasarnya,sistem administrasi meiliii pelaksanaan tugas pekerjaan yang sangat penting bagi suatu perusahaan karena bisa memebantu suatu perusahaan dalam memeberikan seuah data.\/informasi yang diperlukan oleh pemimipin prussahaan dan unutk memudahakan pimpinan dalam mengambil suatu keputusan dala pelaksanan tugas selanjutnya.

b.Fungsi adminstrasi

Berikut fungsi administrasi dalam kegatan usaha

1.Mencatat analisisii dan kegiatan-kegiatannya alat-alat perlengkapan organisasi dan kegiatan-kegiatanna ke dalam buku administrasi

2.Memelihara buk-buku administrasi

3.Menyediakan,melemngkapai dan mengelolah buku-bbuku administrasi

4.mengerjkan buku-buku administasi sesuai dengan ketentuan-ktentuan yang berlaku

5.Penyelaenggaraan admininsttarso

 

5.Penyelenggaraan administrasi

     Barang-barang milik perusahaan harus diaadministrrasikan dengan sebaik-baiknya.Berikut dua cara yang dapat digunakan di dalam mencatat barang-barang milik perusahaan.

a.Sistem pencatan terus-menerus,semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu (terus em                  enrus).untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan / rekening/ kartu atau buku administrasi tersendiri.

b.Sistem pencatatan secara periodik, hanya penerimaan uang atau piutang itulah yang diadministrasikan. Didalam kejadian ini, tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan/rekening perkiraan pembelian.

6.Buku buku administras dalam pengelolaan usaha.

Buku buku administrasi dalam pengelolaan usha jasa dan dagang, diantaranya buku voucher, buku penjualaan, buku pembeliaan, buku gudang, buku pembukuan uang, buku produksi, buku agenda, faktur, surat jalan, kwitansi, materai, dan sebagainya. Buku buku tersebut tetunya akan dikelola oleh bagian administrasi.

Pelaksanaan administrasi penjuaalan akan melibatkan penggunaan banyak unsur. Adapun unsur unsure dalam administrasi penjualaan, sebagai berikut.

a.Manusia (Man).

b.Uang (Money)

c.Peralatan (Equipment)

d. Perlengkapan (Supplies)

e. Tempat (Place)

f. Metode dan prosedur (Metode and procedur)

g. Kegiatan transaksi (Transaction)

7. Pola pelaksanaan administrasi penjualan dalam perusahaan

 

Berikut pola pelaksanaan administrasi penjualan dalam perusahaan

a.Perusahaan perseorangan

                Administrasi perusahaan perseorangan menyangkut pengaturan dan pelaksanaan berbagai kegiatan yaitu mulai dari administrasi umum, keuangan, pembelian/pengadaan, produksi, pemasaran, dan penjualan.

b. Perusahaan berbentuk firma (Fa), perseroan komanditer (CV), dan Perseroan Terbatas (PT)

Dalam perusahaan yang berbentuk dan hukum firma, perseroan komanditer, dan Perseroan Terbatas biasanya organisasi perusahaan diatur dalam berbagai bagian, sehingga administrasi penjualan dilakukan oleh bagian tersendiri.

B. Mengarsipkan dokumen perusahaan

Kearsipan merupakan jasa pemeliharaan surat dan mengandung proses dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat-surat tersebut dapat ditemukan kembali jika diperlukan. Berikut akan dijelaskan mengenai kegiatan mengarsipkan dokumen perusahaan.

1.       Pengertian dokumen dan kearsipan

Berikut beberapa pengertian mengenai dokumen.

a.       Menurut Wikipedia Bahasa  Indonesia, yang dimaksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, biasanya dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau media elektronik  (sepert printer)

b.      Menurut Kamus Kepegawaian, yang dimaksud dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau disebarkan.

Adapun pengertian kearsipan, sebagai berikut.

a.       Menurut Arsip Nasional dalam buku pedoman tata kearsipan dinamis

Filing atau men-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.

b.      Menurut G.R. Terry

Filing (kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

c.       Menurut Ensiklopedi Administrasi

Filing (kearsipan) adalah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warket-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat dikemukakan kembali secara cepat.

2.       Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan

Semua dokumen yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat penting. Oleh karena itu semua dokume perusahaan perlu disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-dokumen perusahaan pada dasarnya melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk menjadi bahan dokumentasi. Dokumentasi pada perusahaan pada umumnya tertulis atau tercetak dan dapat dipergunakan sebagai keterangan di dalam bisnis atau jual beli.

Berikut  dokumen-dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan.

a.       Faktu perdagangan

b.      Kuitansi  pembayaran

c.       Bill of loading

d.      Polis asuransi

e.      Surat penawaran

f.        Surat permintaan

g.       Nota kontan

h.      Perjanjian dagang atau bisnis

i.         NPWP

j.        SITU dan SIUP

k.       AMDAL dan neraca dagang

l.         Akta pendirian perusahaan

m.    Packing list

n.      Weight note

o.      Measurement list

p.      Instruction manual

q.      Test sertificate

r.        Chemical analysis

s.       Manufacture’s  certificate

t.        Letter of credit (L/C)

 

3. Sistem kearsipan

Setiap perusahaan hendaknya memelihara dan menyimpan dokumen-dokumennya dengan baik berdasarkan system kearsipan. Pada umumnya, system kearsipan yang sering digunakan, yaitu:

a.Sistemkronologis

Sistem kronologis adalah menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan tanggal surat masuk atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis, karena untuk mencari masalah isi dokumen yang dibutuhkan sangat sulit. Akan tetapi pelaksanaan system kearsipan ini sangat mudah.

b. sistem numerik agenda

Sistem numerik agenda adalah sistem kearsipan yang didasarkan pada nomor agenda dokumen yang masuk atau keluar. Sistem numerik agenda ini sangat sulit untuk menemukan masalah dokumen-dokumen perusahaan, akan tetapi pelaksanaan sistem ini sangat mudah.

 c. Sistem alamat partner

Sistem alamat partner adalah menata dokumen-dokumen perusahaan berdasarkan dari perusahaan atau langganan, dimana dokumen-dokumen perusahaan itu datang atau kemana dokumen-dokumen itu ditunjukkan.

Dalam sistem ini ternyata lebih baik dari sistem  kronologis dan sistem numerik  agenda. Di dalam sistem ini, pimpinan perusahaan banyak menanyakan dokumen-dokumen yang diperlukan mudah ditemukan.

d.Sistem subjek (berdasarkan isi surat)

Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi sistem ini merupakan yang terbaik. Karena sistem ini lebih cepat atau mudah. Jika akan mencari atau membutuhkan dokumen-dokumen perusahaan yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan. Syarat mutlak penggunaan sistem kearsipan ini adalah dengan menggunakan pembuatan pola klarifikasi kearsipan. Klarifikasi ini merupakan saran untuk penemuan kembali dokumen-dokumen yang lebih cepat dan mudah.

 

e.Sistem kartu kembali

 Sistem kartu kembali adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-dokumen yang masuk atau keluar. Sistem kartu kembali terkendali dalam lima kegiatan, sebagai berikut :

1)      Penerimaaan dokumen-dokumen masuk dan keluar

2)      Mencatat dokumen-dokumen yang masuk dan keluar

3)      Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-dokumen

4)      Penyampaian dokumen-dokumen ke pengolah dokumen.

5)      Penyimpanan atau penataan arsip

 

4.Manajemen Kearsipan (Record management)

                Manajemen kearsipan (Record management  ) adalah salah satu bagian dari manajemen perkantoran (office management )yang menitikberatkan pada pengurusan surat / dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen dokumen yang dikelola akan yang membantu serta mendukung aktivitas management secara keseluruhan.Berdasarkan batasan yang terdapat dalam management kearsipan, maka ruang lingkup management kearsipan meliputi aspek aspek, Sebagai berikut

A)     Planing (Perencanaan)

                                 Planing(perencanaan) meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar benar perlu diciptakan, bagaimana member pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, serta mengapa arsip harus dimusnahkan dan juga dilestarikan

B)      Organizing(koordinasi)

Suatu perencanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi jadi,organizing mrupakan aspek tindak lanjut dari perencaaan

 

C)      Actuating ( pergerakan )

Actuating,Yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau     pelestarian , termasuk didalamnya masalah pemeliharaan arsip.

D)     Controlling ( pengendalian )

  Controling, yaitu meliputi pengawasan komponen komponen management kearsipan sehingga management kearsipan benar benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standart serta efektif dan efisien

 

Pertanyaaan /post test

 

1.apakah yang dimaskud engan administrasi ?

2.bagaimana pendapat The Liang Gie tentang administrasi ?

3.Bapakah manajemen kearsipan itu ?

semangat :

1.https://youtu.be/8n3EL9dOYVI

2.https://youtu.be/q8f5SXxRp3M

3.https://youtu.be/GyoGnlTZkTI